Projektplanung – Analysieren, ausmisten und planen

Diese Woche geht es beim Webmaster Friday um Projektplanung. Oder genauer ist das Thema von letzter Woche. Das Thema kam von mir, weil ich einfach mal hören wollte wie andere mit dem Thema zum Jahreswechsel vorgehen.

Für mich ist Planung wichtig. Ohne meine Todo-Liste z.B. wäre ich verloren. Wer das als Selbständiger anders sieht, sorgt bei mir für Fragezeichen. Alleine im Bereich der Kunden kann und will ich mir Patzer nicht leisten und zuverlässig und termingerecht arbeiten. Das geht nur mit täglicher Planung und schriftlicher Fixierung aller anfallenden Arbeiten.
Aber generell brauche ich diese Strukturierung. Der Fokus ist wichtig, gerade wenn man ständig, mehr oder weniger zwangsweise, von vielen Dingen abgelenkt wird. Social Media, Mails, Telefon, usw. Da kann man schon Mal den Überblick verlieren und/oder abschweifen.

Deswegen ist Planung und Strukturierung für mich wichtig. Das sieht man momentan auch an bohncore.de deutlich. In meiner Planung tauchen momentan fast nur Kundenprojekte auf. Zum Jahresende überrollt mich das nun fast schon, und da muss ich Gas geben und andere Dinge hinten anstehen lassen. So leider in den letzten 2 Wochen auch die eigenen Projekte. Hätte ich das aber nicht schon im Voraus genau geplant und verteilt, würde ich wahrscheinlich jeden zweiten Tag bloggen und am Ende merken das ich die Kundenprojekte nicht auf die Kette bekomme 😉 Wobei dieser Artikel kurz vor dem Urlaub sein muss und einen festen Platz auf meiner ToDo bekommen hat 😛

Hier also meine groben Gedanken zur Planung – detailliert vielleicht noch Mal Anfang des nächsten Jahres wenn mehr Zeit dafür ist!

Analyse aus der Vogelperspektive

Ohne Analyse keine Planung. Wie ich in meinem Urlaubsartikel mal geschrieben habe, ist ein Blick aus der Vogelperspektive für die Analyse wichtig. Man muss also den ganzheitlichen Überblick auf das eigene Business haben:

• Welche Bereiche gibt es? (Projekte, Kunden, Produkte, usw.)
• Welche Bereiche bringen welchen Umsatz?
• Welche Bereiche haben Luft nach oben und müssen optimiert werden?
• Eine Ebene tiefer: Welche Projekte/Kunden/Produkte bringen aus dem Bereich den meisten Umsatz
• Wo kann was optimiert werden und hat Luft nach oben?
• Was hat Potential, wurde aber noch gar nicht richtig angefangen/ausgebaut?
• Wie ist das Verhältnis von Zeit zu Umsatz?

Es sind also einige Fragen die man sich stellen sollte. Dieses Spiel kann (und sollte) man natürlich noch weiter vertiefen. Aber sind mal einige Grundfragen die ich persönlich mir stelle und mir dazu Notizen mache. Schließlich soll die Arbeit nicht nur Spaß machen, sondern auch Umsatz bringen, der die Zeit rechtfertigt, die man dafür investiert.
Natürlich ist es aber auch so, das gerade eigene Projekte nicht umgehend die investierte Zeit entlohnen. Das ist eher ein langer Prozess bei dem am Anfang eher der Faktor Zeit eine Rolle spielt.

Potential?

Deswegen sollte mein sich dem möglichen Potential bewusst werden. Am Beispiel von bohncore.de ist das z.B. so: Luft nach oben ist noch einige, fast schon zu viel für meine Zeitplanung 😀
Aber, hier muss ich Gas geben. Ich werde Ende der Woche genau schauen was ich verbessern kann und muss. Auch wenn ich den Blog aus Interesse und Spaß betreibe, ist er mittlerweile einfach eine zu wichtige Säule in meinem Business geworden:

• Mein Blog bringt mir direkten Umsatz, auch wenn dieser momentan durch mangelnde Zeit im mittleren fünfstelligen Bereich liegt.
• Mein Blog bringt mir aber in erster Linie wichtig Kontakte, die ich nicht missen möchte und die mich auch weiterbringen.
• Zudem bringt mir mein Blog direkt und indirekt (über daraus gewonnene Kontakt) Kunden. Der Anteil dieser Kunden am Gesamtumsatz durch Kunden liegt bei ca. 75%

Man sieht also: Der Blog ist aus einem reinen Spaßprojekt unbewusst zu einer wichtigen Säule geworden. So wichtig, das ich Zeit investieren muss um dies zu halten und im Besten Falle auszubauen.
Ich meine, ich habe noch nie direkte Werbung für meine Dienstleistungen gemacht. Weder regional noch online. Es ist letztendlich alles durch mein Netzwerk und meine „Reputation“ (mag das Wort eigentlich nicht) entstanden.

Also hat bohncore was meine Projekte angeht ganz klar „VIP-Status“ 😛

Denn es ist noch jede Menge Luft nach oben. Egal in welchem Bereich des Blogs. Bisher habe ich lediglich gebloggt und Kontakte geknüpft. Eigentlich nichts wildes, außer die investierte Zeit.

Prioritäten verteilen

Nun habe ich am Beispiel von bohncore grob gezeigt wie ich es einordne. Und so gehe ich nun alle Projekte und Bereich durch. Was kein Potential hat und sich nach x Wochen/Monaten nicht refinanziert fliegt raus.

• Die 20% über die 80% der Umsätze generiert werden (grob nach Pareto), werden mit Prio 1 versehen und erhalten einen großen Anteil meiner verfügbaren Zeit.
• Projekte die großes Potential haben und über kurz oder lang auch zu den 20% dazu gehören könnten erhalten Prio 2
• Projekte die zwar Umsatz bringen könnten, aber mehr zur Risikostreuung nebenbei laufen erhalten Prio 3
• Und alles wofür keine Zeit war und das Potential zu niedrig erscheint wird entweder erst Mal nicht beachtet, oder fliegt gleich ganz raus.

Planung, Strukturierung und Outsourcing

Nun geht es an die Planung. Hier werden die einzelnen Projekte und Kunden noch mehr durchleuchtet.

• Wo schlummert das Potential?
• Wie wecke ich es?
• Mach ich es selbst? Bis wann?
• Macht es ein anderer besser und schneller und ermöglicht mir in der Zeit andere, vielleicht wichtigere Dinge zu tun?

Diese und noch mehr Fragen sollten gestellt werden. Was Projekte angeht gibt es ja sehr viele gute Artikel im Netz, die aufzeigen, wie man analysieren könnte. Projektintern könnte man einen Redaktionsplan nutzen.
Wenn man dann weiß was zu tun ist, gilt es sich Ziele zu stecken und diese konsequent zu verfolgen. Dabei sollte man sowohl kurzfristige Ziele setzen, also auch mittel- und langfristige.

>Am Besten mit den größeren Zielen anfangen und diese dann in viele Zwischenziele unterteilen. Das macht die Ziele greifbarer und erhält die Motivation.
Zudem ist eine detaillierte Planung und Zielsetzung nötig, damit man sich nicht verirrt 😉

Fazit

Analysen, Prioritäten, Planung und Strukturierung sind die Grundsteine für ein erfolgreiches Business. Ich glaube alle genannten Bereich haben das Zeug zu einer ganzen Artikelserie. Natürlich kann/muss/soll man das alles tiefgründiger behandeln.
Beschäftigt euch zwingend mit dem Thema, wenn ihr den für euch definierten Erfolg haben möchtet. Mein Artikel hier soll nur ein kleiner Überblick über meine Vorgehensweise sein der vielleicht dem einen oder anderen etwas hilft sich mit solchen Dingen zu beschäftigen.

Natürlich freue ich mich über jegliche Art von Feedback, vielleicht auch mit eigenen Anreizen 😉