Getting Things done – Meine Aufgabenverwaltung

Heute nehme ich mal wieder an einer Blogparade teil. Peer von Selbstaendig-im-Netz hat die Blogparade „Getting Things done“ ins Leben gerufen – Im folgenden also meine Art und Weise mich zu organisieren und meine Meinung dazu.

Ich bin wahrlich nicht perfekt, wenn es um meinen Tagesablauf geht. Es wird zwar besser, aber immer wieder mache ich kleine „Fehler“ die mir das Leben selbst schwer machen, weil ich mich damit „verplane“. Dabei ist Projektmanagement und die damit verbundene ToDo-Liste ein wichtiger Punkt in der Arbeitswelt. Ich möchte nicht wissen was ich schon alles vergessen hätte, wenn ich es nicht mit festem Termin in meine ToDo-Liste geschrieben hätte. Und das gilt sowohl geschäftlich als auch privat, denn auch für die privaten Dinge werden ToDo-Listen immer beliebter und ich könnte echt nicht mehr ohne.

Things – meine dritte Hirnhälfte

Seit ich auf Mac umgestiegen bin nutze ich Things von CulturedCode für meine Aufgabenverwaltung. Things ist also nun meine dritte Hirnhälfte die dafür sorgt, das ich nichts vergesse und somit keinen Ärger mit mir, Geschäftspartnern, Kunden oder meinen Freundin 😛 bekomme. Und ganz ehrlich – Ohne Things bzw. ohne einem Tool für die Aufgaben wäre ich echt aufgeschmissen.

Was für mich bei Things wertvoll ist: Ich habe alle meine Aufgaben sowohl auf meinem iMac, meinem iPhone, iPad und MacBook. Der Vorteil, egal wo ich mich aufhalte oder was ich gerade mache – Ich kann schnell was eintragen denn mindestens eines der Geräte ist immer zur Hand.

Soviel zur Software-Seite.

Meine Aufgabenverwaltung

Das Schema, nachdem ich vorgehe ist eigentlich recht simple.

Alle Aufgaben sind bei mir einem Projekt untergeordnet. Das hat mehrere Vorteile:

• Ich kann meine ToDo so anzeigen lassen, das es mir nur alle Aufgaben eines Projektes chronologisch anzeigt. Somit habe ich auch einen Projektinternen Überblick und kann längerfristig planen ohne den Überblick zu verlieren.
• Ich hab vor jeder Aufgabe in grauer, etwas kleinerer Schrift den Projektnamen. Somit kann ich die Aufgaben-Titel kürzer halten da ich den Sinn in Verbindung mit dem Projekt eindeutig erkenne.
• Da ich meine Projekte alle kenne (wäre schlecht wenn nicht), habe ich gleich ein Gefühl, was Priorität hat und was ich im Notfall nach hinten legen kann, ohne das es weh tut.

Aufgaben notiere ich nicht nur grob, sondern relativ detailliert.

Angenommen ich starte ein neues Projekt. Würde ich nur grob schreiben „Projekt beginnen“ und als nächstes „Projekt vermarkten“ habe ich gleich mehrere Probleme dabei:

• Ich kann wichtige Schritte bei einem Projektstart vergessen.
• Ich kann mir keinen sinnvollen Zeitumfang einplanen der wiederum wichtig für die Tagesplanung ist.
• Und die Aufgabe wirkt groß, heißt das ich sie eher immer wieder verschiebe weil ich denke „Die passt heute nicht rein“

Also mach ich es lieber detaillierter und habe somit auch Teilaufgaben und Zwischenschritte auf dem Radar, und ich kann mir genauer einplanen wie viel Zeit die jeweilige Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Aufgaben, wo es mehr zu Wissen oder zu beachten gibt, als nur der bloße Aufgaben-Titel werden mit Notizen versehen.

Ich hab bei Things (geht bei fast jedem ToDo-Tool) die Möglichkeit zu jeder Aufgabe Notizen zu hinterlegen. Gutes Beispiel ist dieser Blog hier. Heute stand „Artikel Schreiben und publizieren“ mit dem Projektnamen „bohncore“ auf der Liste. Klicke ich diese Aufgabe doppelt an öffnen sich die Notizen und ich habe einmal das für heute geplante Thema stehen, und weiterhin alle Themen-Ideen die ich eben gesammelt habe. Und so handhabe ich das mit allen Aufgaben die weiterführende Informationen enthalten.

Aufgaben werden getaggt.

Auch Tags kommen zum Einsatz, auch wenn nur dürftig. Meistens haben meine Aufgaben 2 Tags:

• Aufgaben-Art – p = privat, w = web-business, usw.
• Zeitstempel – 0,25h, 0,5h, usw.

Soviel also zur Art und Weise, wie ich mich und meine Aufgaben organisiere.

Meine Tipps zur Aufgabenverwaltung

An dieser Stelle noch ein paar kleine Tipps, die aus meinen Fehlern resultieren. Wenn mann nicht aufpasst, kann die ToDo-Liste schnell zu einem unangenehmen Teufelskreis werden, der einem auf Dauer die Motivation und Energie nimmt.
Es gibt 2 Dinge, die man sich wirklich gut überlegen sollte:

1. Wie lange brauche ich für eine Aufgabe?

Es bringt absolut gar nichts wenn man die Zeiteinschätzung der Aufgaben optimistisch gestaltet, damit mehr in den Tag passt. Ich habe den Fehler lange gemacht. Als gutes Beispiel dient das Schreiben eines Blog-Artikels. Man plant eine Stunde ein – das Thema ist ja jetzt nicht soooo umfangreich. Habe ja schon grob recherchiert. Dann setzt man sich dran und recherchiert noch mal etwas und merkt: „Oh, das sollte ich auch mit rein nehmen. Ach, das hier sollte auch nicht fehlen damit es Vollständig ist. Hm…eigentlich sollte ich noch ein paar Screenshots oder eine Grafik dazu machen, usw“ Fazit: 3 Stunden verballert und schlechte Laune, weil man die weiteren Aufgaben nicht mehr abarbeiten kann wie geplant.

Also: Eher großzügig planen und auch an evtl. vorkommende Probleme denken. Ist man dann schneller, kann man am Ende immer noch eine Aufgabe des nächsten Tages vorziehen.

2. Was passiert, mit dem ich nicht rechnen kann (oder will)

Hier ruft ein Kunde an, da kommt der Paketdienst, dort hab ich den Kaffee verschüttet und muss putzen und und und…..Dinge die im Laufe eines Tages dazukommen, die man vorher nicht auf dem Schirm hat, gibt es genug. Deshalb empfehle ich ein Polster für unvorhergesehene Dinge einzuplanen.

Ebenfalls einplanen sollte man auch Social-Media Aktivitäten. Ich habe auch eine Weile meine Aufgaben so geplant, das sie in 8-9 Stunden passen. Das ich aber hier mal den Feed-Reader aufrufe, dort mal bei Twitter nen Artikel finde und sonst noch was mache, hatte ich nicht eingeplant. Gehört ja nicht zwingend dazu dachte ich. Aber lassen konnte ich es dennoch nicht und das ist auch ok so. Twitter & Co. sind nicht nur negative Zeitfresser, sondern manchmal auch willkommene Abwechslung um mal kurz was anderes vor den Augen zu haben und teilweise auch zu sehen, das andere auch hart am Arbeiten sind und nicht alles klappt, wie man sich das vorher zurechtlegt.

Also: Eine gewisse Zeitspanne für unvorhersehbare UND vorhersehbare Dinge einplanen. Wie oben gilt hier auch – Aufgaben vom nächsten Tag kann man immer vorziehen.

Teufelskreis und Demotivation

Was passiert wenn ich die 2 genannte Punkte nicht beachte (zumindest passiert das bei mir): Am Ende des Tages werden 2 Aufgaben auf den nächsten Tag geschoben, was einen unzufrieden macht. Der nächste Tag ist natürlich damit noch voller und die Wahrscheinlichkeit die Aufgaben abgearbeitet zu bekommen ist relativ gering. Und das schaukelt sich auf. Am Ende bleibt der Frust und Überstunden und dennoch eine volle ToDo Liste.

Und da soll man dann motiviert bleiben? Vergiss es!